Comment réaliser la gestion d'un projet ?

« Introduction Macro économie → géré par l’état micro → marché concurrence d’une entreprise Gestion d’un projet La méthode des 3P → fondée par Hugues Marchat, accompagne les chefs d’entreprise dans la définition de leur stratégie et dans le développement de leurs activités Sa méthode est reprise dans un ouvrage intitulé le kit du chef de projet aux Éditions Eyrolles (Éditions d’Organisation-Collection Gestion de Projet) • 10 étapes pour ne rien omettre dans la gestion de son projet Projet→ 1-Image d’une situation, d’un état que l’on pense atteindre (dessein, idée, intention, plan, programme, résolution).

Ce que l’on se propose de faire à un moment donné Philosophie : tout ce par quoi l’homme tend à modifier le monde ou lui-même, dans un sens donné 2-Travail, rédaction préparatoire ; premier état (ébauche, esquisse, schéma, canevas…) Architecture, dessin d’un édifice à construire, description, modèle antérieur à la réalisation.

Le mot problème, issu du grec ancien « pro-ballein », de pro « devant » et de ballein « jeter », a donc la même signification que le terme projet d’origine latine.

Contraires : exécution, réalisation. Substantiel → important / beaucoup Gestion de projet → terminologie utilisée pour caractériser l’ensemble des outils de gestion qui doivent être mis à la disposition du groupe de projet pour fabriquer le produit attendu dans le cadre des contraintes (objectif) qui ont été fixées : - de performance technique - de qualité - de maîtrise des délais Cette approche méthodologique permet au chef de projet de piloter le projet et donc d’organiser au mieux les ressources en ayant à tout instant la meilleure visibilité de l’avancement du projet et de ses points critiques.

Elle requiert la maîtrise de techniques applicables à tous types de projets quelle qu’en soit leur nature (étude, bâtiment, produit) : -de planification -de communication -d’analyse des risques. Finalité → vocation, raison d’être d’une entreprise.

Indique une manière très générale les lignes directrices d’un projet.

Il s’agit des fondements, des valeurs que l’on veut promouvoir. Considérer la finalité comme un cap à atteindre (qui peut être inaccessible), les objectifs comme des jalons pour y parvenir. Objectif → - Résultat précis à atteindre dans un délai déterminé - Défini de manière quantitative et/ou qualitative - Sa formulation s'accompagne de la définition des moyens à mettre en œuvre. Prévision → indication de ce que pourra être l'activité future de l'entreprise compte tenu de son activité passée.

Résultat d'un calcul, matérialise généralement une tendance. Objectif = -volonté de modifier l'évolution naturelle de l'entreprise et doit être atteint, une prévision peut se réaliser. -Fixation d'objectifs = volontariat de l’entreprise, effort de dynamisme et d’organisation. - Confrontation des résultats atteints à ceux visés et, le cas échéant, mise en place de mesures correctives. Dans le cadre d’un projet, un objectif est une contrainte, un cadre imposé par le commanditaire, un résultat à atteindre. • Nature et caractéristiques d’un objectif Nature - qualitatif : diversification, innovation, labellisation, certification… - quantitatif : rentabilité, productivité, gain de parts de marché, de profit… Caractéristiques - mesurable→ quantifiable - Réalisable → possible à atteindre - Négocié → résultant d’un accord mutuel - Partagé → par l’ensemble des membres du groupe - individualiser → réparti entre les membres du groupe • distinction entre les objectifs du projet et les objectifs de la gestion de projet • Notion de stratégie et de tactique Politique → choix des orientations générales de l’entreprise, de sa mission ( quel est notre métier ?) et de ses buts ( que voulons nous devenir ) = notion de finalité > prise en compte des aspirations et mise en mouvement de l’entreprise pour que ses actes traduisent sa politique. Stratégie → Choix, par le dirigeant d’allouer des ressources ( financières, humaines, techno, commerciales, relationnelles..) qui engagent l’entreprise à long terme ( 3 a10 ans suivant les métiers) Exprimée en objectif stratégique ( généraux) , eux même déclinés en objectif opérationnel Les objectifs opérationnels sont toujours formulé par un verbe d’action à l’infinitif > Les acteurs du projet • Le commanditaire ou maître d’ouvrage (MOA) • Le commité de pilotage ( chef de projet + son équipe + représentant du commanditaire) • Chef de projet ou maître d’œuvre (MOE) • Les experts • Les ressources > Les 6 questions fondamentales de la gestion de projet • Quels sont les résultats attendus ? • À quelle date doit on livrer ces résultats • quel est le budget nécessaire à l’atteinte de ces résultats dans le calendrier ? • Qui décide ? • Qui valide ? • Qui fais quoi ? A chacune de ces questions peut être rattachée une de travail et une phase de projet PHASE 1, PRÉPARER Étape 1 : Formuler la demande et la présenter Acteur de l’étape : commanditaire Destinataire : chef de projet Action de com à mettre en œuvre à cette étape : un ou plusieurs entretiens… avec le commanditaire… avec un ou plusieurs acteurs qui ont mené les études préalables / de faisabilité ________________ → Identifier le problème • Quel est le problème • Quel changement est souhaité • Quel problème identifié recueille le consensus → Étudier la faisabilité globale du projet • Évaluation grossière des objectifs du triangle d’or • Est-il réalisable d’atteindre le but qui m’est fixé dans les conditions de délais, de coûts et de qualité imparties ? → S’assurer de la cohérence avec les autres projets • Existence de projets concurrents dans l’entreprise ? • Cohérence avec la politique générale de l’entreprise ? → Écrire la commande, rédiger le cahier des charges • Exprimer le besoin du commanditaire à l’écrit et détailler les critères du résultat attendu. Dans le cas d’un produit plus complexe, on rédigera un cahier des charges afin de préciser de façon exhaustive les critères attendus.

Il pourra être annexé au document initial «commande du commanditaire » → Choisir un chef de projet • capacité à coordonner des ressources préférable à de l’expertise sur le sujet • fiable, méthodique, organisé, fédérateur • personne de poids et de caractère pour être un modérateur ou un contre-pouvoir selon les circonstances → Présenter le projet au chef de projet • acte solennel qui se fait au cours d’un entretien individuel • a partir de cet entretien, le chef de projet sera en mesure de rédiger la note de cadrage de l’étape 2 Étape 2 : Mettre la commande en mode projet -Acteur de l’étape :chef / groupe projet -Destinataire : commanditaire Actions de communication à mettre en œuvre à cette étape : • des entretiens successifs avec le commanditaire pour valider les objectifs à atteindre • des échanges avec les experts pour faire des évaluations des coûts et charges __________________ → Reformuler les termes de la commande, formuler la problématique • • Mode d’appropriation de la commande client et de vérifier la bonne compréhension mutuelle des attentes Passer du problème à la problématique → Lister les résultats attendus, consulter et compléter le cahier des charges (= objectifs de qualité) • • Formulation des objectifs de qualité Liste la plus concrète possible de l’ensemble des produits qui seront fabriqués → Vérifier l’adéquation entre les objectifs, les hiérarchiser • • • • • Une fois le triangle défini, faire préciser la hiérarchisation des objectifs.

En cas de non réponse, être force de proposition Si distorsion apparente ou objectifs inatteignables, point nécessaire avec le commanditaire La révision d’une catégorie d’objectif entraîne une mise à jour des autres catégories. Le commanditaire engage sa responsabilité personnelle s’il refuse de négocier des objectifs incohérents malgré les remarques du chef de projet. Le chef de projet engage sa responsabilité personnelle s’il poursuit la démarche de projet en sachant que les objectifs sont incohérents. L’étape 2 s’achève par la rédaction de la note de cadrage qui sera présentée au commanditaire et actera un engagement contractuel. Des avenants au document initial établiront les éventuelles modifications apportées aux variables du projet en cours de route La note de cadrage est le document principal de la gestion de projet, c’est une forme de cahier des charges. La note de cadrage peut être utilisée comme document de communication notamment vers des acteurs extérieurs au projet.

Il faut donc être vigilent à garder la confidentialité de certaines informations ou en réaliser deux versions (communicable, non communicable). Étape 3 : Définir les objectifs de communication -Acteur de l’étape : chef de projet/groupe -projet Destinataire : commanditaire Actions de communication à mettre en œuvre à cette étape : • Un échange avec le commanditaire.... »